Polityka prywatności Acne Assistant

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie Acne Assistant, dostępnym pod adresem www.tradzikai.pl, jest Mateusz Wójcik, NIP: 8652318910, REGON: 367223075.

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można skontaktować się pod adresem: kontakt@tradzikai.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od wybranych funkcji możemy przetwarzać:

• treść pytań, odpowiedzi i historię rozmowy z asystentem AI,
• zdjęcia skóry i dokumenty PDF dobrowolnie przesłane do analizy,
• nagranie głosowe przekazane do transkrypcji oraz tekst transkrypcji,
• adres e-mail i dane konta oraz informacje o zakupionych pakietach i rozliczeniu,
• dane związane z płatnością, takie jak identyfikator zamówienia, wybrany pakiet, kwota, waluta, status i identyfikator transakcji operatora; nie przechowujemy danych karty płatniczej,
• imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości przekazane przez formularz kontaktowy,
• dane techniczne potrzebne do działania i ochrony usługi, w tym identyfikator sesji/gościa, dane urządzenia oraz jednokierunkowe skróty adresu IP i podpisu urządzenia.

Nie prosimy o numer PESEL, skany dokumentów tożsamości ani inne dane, które nie są niezbędne do skorzystania z usługi. Prosimy również nie przekazywać danych innych osób bez odpowiedniej podstawy.

3. Dane dotyczące zdrowia

Opis problemów skórnych, zdjęcia i dokumenty mogą zawierać szczególne kategorie danych dotyczących zdrowia. Ich podanie jest dobrowolne i następuje w celu uzyskania odpowiedzi asystenta. Podstawą ich przetwarzania jest wyraźna zgoda użytkownika (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę można w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Acne Assistant ma charakter edukacyjny, nie stawia diagnozy i nie zastępuje konsultacji z lekarzem.

4. Cele i podstawy prawne

• świadczenie usługi, prowadzenie rozmowy, konta i historii — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• przetwarzanie przekazanych danych zdrowotnych — wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
• obsługa zapytań kontaktowych — działania przed zawarciem umowy albo prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO),
• ochrona usługi, zapobieganie wielokrotnemu korzystaniu z darmowego limitu, diagnostyka błędów i dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• obsługa płatności i wykonanie zakupionej usługi — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• rozliczenia i obowiązki księgowe — obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

5. Wykorzystanie sztucznej inteligencji

Do generowania odpowiedzi, odczytywania treści załączników, zamiany mowy na tekst i syntezy głosu wykorzystujemy API OpenAI. Do OpenAI trafiają dane potrzebne do wykonania wybranej operacji: treść rozmowy i jej kontekst, wybrane załączniki lub nagranie głosowe. Użytkownik powinien przekazywać wyłącznie informacje potrzebne do uzyskania odpowiedzi.

Wyłączyliśmy przechowywanie odpowiedzi po stronie Responses API ustawieniem store: false. Zgodnie z zasadami OpenAI dane przesyłane przez API nie są używane do trenowania modeli, chyba że właściciel konta API dobrowolnie włączy takie udostępnianie. OpenAI może jednak przechowywać ograniczone dane w logach monitorowania nadużyć przez okres do 30 dni, o ile przepisy lub wymogi bezpieczeństwa nie wymagają dłuższego okresu.

Gdy użytkownik prosi o znalezienie dermatologa lub terminu wizyty, system może użyć wyszukiwania internetowego OpenAI ograniczonego do domeny znanylekarz.pl. Do wykonania wyszukiwania przekazywane są treść pytania i podane przez użytkownika kryteria, na przykład miejscowość lub rodzaj specjalisty. Serwis nie tworzy własnej bazy lekarzy ani terminów i nie dokonuje rezerwacji.

Odpowiedź AI nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na niego nie wpływa. Użytkownik powinien samodzielnie zweryfikować istotne informacje, zwłaszcza przed podjęciem decyzji zdrowotnej.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane mogą być powierzane dostawcom niezbędnym do działania serwisu: OpenAI (usługi AI), dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej, dostawcom obsługi poczty oraz podmiotom zapewniającym utrzymanie IT. Autopay S.A. otrzymuje dane potrzebne do obsługi płatności i w odpowiednim zakresie działa zgodnie z własnymi obowiązkami dotyczącymi przetwarzania danych. Dostęp mogą otrzymać także podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne oraz uprawnione organy, gdy wynika to z prawa.

Korzystanie z OpenAI może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Odbywa się ono z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych. Dane karty płatniczej są przetwarzane przez Autopay i nie są przechowywane przez Acne Assistant.

7. Okres przechowywania

• anonimowa rozmowa wraz z zapisanymi załącznikami jest przeznaczona do automatycznego usunięcia po około 24 godzinach od wygaśnięcia sesji,
• historia przypisana do konta jest przechowywana przez czas korzystania z konta, do jego usunięcia lub upływu terminów związanych z roszczeniami,
• skróty techniczne służące zabezpieczeniu darmowej wersji są przechowywane maksymalnie przez 30 dni,
• dane formularza kontaktowego przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń,
• dane rozliczeniowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Nagranie mikrofonowe jest przekazywane do transkrypcji i nie jest zapisywane w historii rozmowy na serwerze Acne Assistant. W historii może zostać zapisany tekst transkrypcji.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy adekwatne zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowane połączenie HTTPS w środowisku produkcyjnym, kontrolę dostępu, ograniczanie liczby żądań i pseudonimizację danych wykorzystywanych do ochrony darmowego limitu. Skróty adresu IP i podpisu urządzenia nie są przechowywane w postaci jawnej.

10. Prawa użytkownika

Na zasadach określonych w RODO użytkownik ma prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody. Żądanie można przesłać na adres kontakt@tradzikai.pl. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

Użytkownik może również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo sprzeciwu dotyczy przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a prawo przenoszenia — danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Zakres poszczególnych praw zależy od przesłanek określonych w RODO.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak treści pytania lub danych niezbędnych do realizacji wybranej funkcji może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi. Podanie adresu e-mail jest potrzebne do założenia konta, zachowania historii albo otrzymania odpowiedzi przez formularz kontaktowy.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Odpowiedzi są generowane automatycznie przez system AI, jednak nie stanowią decyzji wywołującej wobec użytkownika skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływającej. Techniczne mechanizmy ochrony darmowego limitu mogą automatycznie rozpoznać wcześniejsze wykorzystanie bezpłatnego dostępu. Użytkownik może zgłosić zastrzeżenia lub podejrzenie błędu na adres kontakt@tradzikai.pl.

13. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianami funkcji serwisu, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.